전자 송장 및 문서 서비스
전자 송장 및 문서 서비스는 기업이 규정에 따라 전자 송장을 배포, 발행 및 보관하고, 회계 소프트웨어와 통합하며, 세무 위험을 줄이는 데 도움을 드립니다. 귀사의 사업 규모에 맞는 솔루션에 대한 상담을 원하시면 저희에게 연락해 주세요.
전자세금계산서 및 문서서비스 소개
개념
전자 송장은 상품 판매 및 서비스 제공에 대한 정보를 전자 형태로 기록한 문서입니다. 세무 당국의 규정에 따라 전자 형식으로 저장된 회계 문서입니다.
적용 맥락
현행 법령 및 회람에 따라 많은 기업 그룹이 국가 및 세무 당국의 규정을 준수하기 위해 의무적인 전자 송장을 사용하는 방식으로 전환하고 있습니다.
서비스의 역할
기업이 전자 송장을 만들고, 발행을 위해 등록하고, 서명하고, 고객에게 보내고, 회계 소프트웨어와 통합하고, 규정에 따라 문서를 안전하게 보관할 수 있도록 돕는 완전한 서비스 패키지를 제공합니다.
기업에 전자 송장 및 문서 서비스가 필요한 경우는 언제인가요?
- 신규 설립 시: 사업체는 매출 기록, 세금 공제, 고객 및 세무 당국과의 거래를 위해 전자 송장을 발행하고 사용하기 위해 등록해야 합니다.
- 종이 송장을 전자 송장으로 전환할 때 기업은 전환 계획, 회계 시스템과의 통합, 전자 송장을 효과적으로 사용하기 위한 직원 교육에 대한 지원이 필요합니다.
- 소프트웨어 통합이 필요한 경우: 기업에서 회계/ERP 소프트웨어를 사용하고 전자 송장을 만들고, 보내고, 기록하는 프로세스를 자동화하려는 경우, 통합 서비스는 데이터를 동기화하고 수동으로 데이터를 전송할 때 발생하는 오류를 방지하는 데 도움이 됩니다.
- 사용 중 문제가 발생하는 경우(송장 생성 오류, 취소/조정 요청, 세무 당국에 대한 설명 지원 필요) 이 서비스는 규정에 따라 절차를 처리하여 기업이 세금 정산 시 벌금을 내거나 비용이 거부되는 상황을 방지하는 데 도움이 됩니다.
실제 사례:
소매점은 인쇄 및 보관 비용을 절감하기 위해 종이 송장에서 전자 송장으로 전환해야 합니다. 전자 상거래 플랫폼은 여러 판매자의 전자 송장을 자동으로 통합해야 합니다. 서비스 회사는 법인 소득세를 공제하기 위해 회계 문서를 명확하게 관리해야 합니다.
전자 송장의 법적 근거
- 법령 123/2020/ND-CP: 베트남에서 전자 송장의 발행, 관리 및 사용에 대한 주요 법적 틀입니다. 송장 데이터를 교환하고 저장하는 데 있어 기업, 서비스 제공자 및 세무 당국의 책임을 명확하게 규정합니다.
- 회람 78/2021/TT-BTC 및 추가 지침 문서: 전자 송장의 형식과 내용에 대한 자세한 지침, 세무 당국에 데이터를 제출하는 마감일, 법률 규정에 따른 디지털 서명 및 전자 문서의 보관 요구 사항.
- 행정 제재에 대한 규정: 법령의 규정에 따르면, 기업은 부정확하거나 중복된 송장을 작성하거나, 세무 당국에 데이터를 전송하지 않거나, 문서를 제대로 보관하지 않을 경우 처벌을 받을 수 있습니다. 따라서 전자 송장에 대한 법률을 준수하는 것은 세금 정산 시 벌금 부과 및 비용 거부 위험을 피하기 위해 필요합니다.
간단한 요약(표):
| 문서 | 주요 내용 | 사업에 미치는 영향 |
| 법령 123/2020/ND-CP | 전자 송장에 대한 법적 틀, 당사자의 책임, 기본 기술 요구 사항. | 로드맵에 따라 적용해야 합니다. 청구서 발행, 보관 및 세무 당국에 보고하는 프로세스를 조정해야 합니다. |
| 회람 78/2021/TT-BTC | 송장 양식, 디지털 서명, 데이터 제출 마감일 등에 대한 자세한 지침입니다. | 송장 양식을 조정하고, 디지털 서명을 보장하고, 세무 당국에 제때 데이터를 전송해야 합니다. |
| 행정벌금 문서 | 송장 및 문서 오류에 대한 벌금 및 처리 근거에 대한 규정. | 이를 준수하지 않을 경우 재정적 위험과 평판 및 손해배상 청구에 영향을 미칠 수 있습니다. |
참고:
규정은 업데이트될 수 있습니다. 시행 시 기업은 주 및 세무 당국의 최신 문서를 확인하여 완전한 준수를 보장해야 합니다.
전자청구서 및 문서서비스 업무내용
- 컨설팅 및 공급업체 선정: 비즈니스 니즈 분석, 전자세금계산서 서비스 제공업체 비교(안정성, 보안성, 비용, 회계/ERP 소프트웨어 연동 가능 여부). 규모 및 업종에 따라 적합한 공급업체 추천.
- 세무 당국에 대한 발행 등록 및 절차: 문서 신고 지원, 세무 당국에 송장 사용 등록, 송장 양식 신고, 규정에 따른 발행 기한; 기업이 전자 송장을 발행할 준비를 할 수 있도록 승인 알림 모니터링.
- 고객에게 송장 발행, 서명 및 발송: 전자 송장 생성, 서명(디지털 서명), 이메일/데이터 교환 포털을 통한 송장 발송, 고객 정보 기록 및 법률에 따른 유효한 문서 보관 절차를 안내합니다.
- 회계/ERP 소프트웨어와의 통합: 주문에서 자동으로 송장을 생성하고, 판매 시스템이나 ERP에서 전자 송장 시스템으로 고객 정보, 품목 코드, 금액 및 세금을 전송하는 데이터 흐름을 설계합니다. 또한 조직 회계 데이터와 회계 문서의 동기화를 보장합니다.
- 오류 처리, 송장 취소 및 조정: 규정에 따라 잘못된 송장을 발견했을 때의 처리 절차(취소, 조정, 교체 송장 발행)에 대한 컨설팅, 세무 당국과 협력하여 벌금을 피하기 위한 설명 문서 작성 지원.
- 전자 문서 보관 및 관리: 세무 정산 또는 세무 당국의 검사 시 안전한 보관 솔루션(보관 시간 규정에 따라)을 구축하고, 접근 권한 부여, 백업 및 지원 추출을 실시합니다.
체크리스트: 기업이 준비해야 할 사항과 공급업체가 해야 할 사항
| 기업은 준비해야 합니다 | 제공자/서비스가 지원합니다 |
| 사업체 정보, 세금 코드, 원하는 송장 템플릿 | 세무 당국에 정보 표준화 및 등록 문서 제출에 대한 지침 |
| 고객 데이터, 제품/서비스 카탈로그 | 데이터 매핑 지원, 전자 송장 시스템 통합 |
| 판매 프로세스, 회계/ERP 소프트웨어 사용(MISA, FAST, SAP…) | 컨설팅 및 통합 구현(API, 파일 가져오기/내보내기), 시험 테스트 |
| 담당자(회계, 영업) | 사용 교육, 작동 지침 제공 및 오류 처리 체크리스트 |
통합 예시:
판매 시스템에서 주문이 확인되면 시스템은 품목 코드, 수량, 판매 가격 및 세금에 대한 정보를 전자 송장 모듈로 전송합니다. 시스템은 자동으로 송장을 만들고 서명한 후 PDF/XML 사본을 고객에게 전송하고 기록을 위해 해당 문서를 회계 소프트웨어로 푸시합니다.
전자세금계산서 및 문서 서비스 이용의 이점
- 법적 규정을 쉽게 준수할 수 있습니다. 이 서비스는 기업이 최신 법령 및 통지에 따라 업데이트하고 이행하도록 돕고, 법적 규정에 따라 송장 템플릿, 디지털 서명 및 전자 문서 저장을 보장합니다.
- 벌금 및 비용 거부 위험 감소: 통제, 오류 처리(취소/조정) 및 설명 문서 준비 과정을 통해 세무 당국으로부터 행정 벌금을 부과받을 가능성을 줄이고 세금 정산 시 세금 공제가 거부될 위험을 줄일 수 있습니다.
- 운영 비용 절감: 종이 송장에 비해 인쇄 비용, 물리적 보관 및 처리 시간이 줄어듭니다. 많은 기업이 전문 관리 서비스와 결합된 전자 송장으로 전환하면 보관 및 인사 비용을 최대 30~60%(규모에 따라 다름)까지 절감할 수 있습니다.
- 투명성과 통제력이 향상됩니다. 전자 송장은 판매 시점에 정보를 기록하고, 데이터 입력 오류를 줄이고, 판매, 창고, 회계 간의 데이터 조정을 용이하게 합니다.
- 회계/ERP 시스템과의 간편한 통합: 이 서비스는 주문에서 자동으로 송장을 생성하고, 회계 문서를 조직의 회계 소프트웨어로 전송하여 소득세를 정확하고 신속하게 공제하는 데 도움이 되는 통합 솔루션을 제공합니다.
간단한 비교: 서비스 사용 전과 후
| 기준 | 이전(종이 송장) | (e-invoice + 서비스) 이후 |
| 인쇄 및 보관 비용 | 높고, 공간 소모적이며 노동 집약적 | 대폭 감소, 안전한 전자 저장 |
| 오류율 | 수동 데이터 입력으로 인해 높음 | 자동화 및 테스트를 통해 낮추십시오 |
| 처리 시간 | 느리고 수동 | 빠르고 자동적인 송장 생성 및 전송 |
| 세무 합의의 위험 | 비용 거부의 높은 위험 | 적절한 보관 및 문서화를 통해 감소 |
기업 내부 회계의 역할
- 정확한 전자 청구 시스템을 위해 고객 데이터, 계약서, 주문서를 준비하고 업데이트합니다.
- 송장을 발행하고 보관할 때 서비스 제공자와 협력하여 회계 문서가 규정에 따라 기록되도록 합니다.
- 영업 시스템, 창고 및 회계 소프트웨어 간의 데이터를 주기적으로 비교하여 오류를 신속하게 감지하고 처리합니다.
전자 송장을 제대로 관리하지 않을 경우의 위험
- 규정에 따라 세무 당국에 송장 사용에 대한 보고서를 제출하지 않거나, 부정확하거나 중복된 송장을 작성할 경우 행정 처벌이 부과됩니다.
- 서류가 유효하지 않거나 세금 공제에 대한 충분한 근거가 없는 경우, 세금 정산 시 비용이 거부될 위험이 있습니다.
- 송장/전자 송장이 불완전하거나 거래에 오류가 있는 경우 고객 및 파트너와의 평판이 손상됩니다.
일반적인 행정 처벌(요약)
- 상품 및 서비스 판매 시 송장을 발행하지 않을 경우의 과태료(관련 법령의 규정 참조).
- 잘못된 시기에 청구서를 발송하거나, 잘못된 내용으로 청구서를 발송하거나, 청구서를 중복으로 발송할 경우 벌금이 부과됩니다.
- 세무 당국에 송장 데이터를 보내지 않거나 늦게 보낼 경우 벌금이 부과되고, 데이터 오류가 있는 경우 세금 징수 및 납부 연체료가 부과됩니다.
예방 팁:
입력 검사를 구현하고, 판매와 송장 간 통합을 자동화하고, 접근 권한을 위임하고, 정기적으로 데이터를 백업하여 벌금 위험을 줄이고 정산 시 세금 공제를 받을 수 있도록 하세요.
PMH의 서비스 제공에 대한 약속
- 법적 규정 및 세무 당국 규정에 대한 이해: PMH는 현행 법령 및 회보에 따라 전자 송장 및 회계 문서와 관련된 조건에 대한 올바른 조언을 보장합니다.
- 다양한 구현 경험: 다양한 유형의 기업(SME, FDI, 전자상거래)에 서비스를 제공하고 MISA, FAST, SAP 및 ERP 시스템과 같은 인기 있는 회계 소프트웨어와의 통합을 지원했습니다.
- 엄격한 데이터 보안: 암호화, 접근 제어 및 정기적인 백업 프로세스를 적용하여 고객 정보와 문서를 보호합니다. 요청 시 보안 인증/표준을 제공할 수 있습니다.
- 세무 당국에 대한 설명 지원: 세무 당국에서 조사할 때 PMH는 기업의 위험을 최소화하기 위해 설명을 위한 문서, 기록 및 지침을 준비하는 것을 지원합니다.
전자 송장 및 문서 서비스 비용
비용은 월별 송장 수, 소프트웨어 통합 요구 사항, 보고서 맞춤 설정 수준, 장기 호스팅 등 주요 요인에 따라 달라집니다. PMH는 기본 패키지, 고급 패키지, ERP 통합 패키지 등 투명한 가격 정책을 시행하고 있으며, 고객은 전체 패키지를 선택하거나 필요에 따라 원하는 패키지를 선택할 수 있습니다.
참고 가격표(예시)
| 패키지 | 목표 | 예시 비용(월별) |
| 기초적인 | 주문량이 적은 소규모 기업에 적합 | 500,000 – 1,500,000 VND |
| 고급의 | 통합 회계 소프트웨어, 고급 보고 | 1,500,000 – 5,000,000 VND |
| ERP 통합 | 대기업은 ERP와의 긴밀한 통합이 필요합니다. | 프로젝트 기반 계약(구현 및 유지 관리) |
참고:
위 표는 참고용입니다. 정확한 견적을 위해 PMH는 시스템을 점검하고 사업체의 특정 요구 사항에 따라 견적을 제시합니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
답변: 등록 당시 규정에 따라 다릅니다. 현재 많은 사업체가 주 정부의 로드맵에 따라 전자세금계산서 사용을 권장하거나 의무화하고 있습니다. PMH에서 사업 유형 및 규모에 따라 자세히 안내해 드립니다.
답변: 규정된 절차에 따라 취소, 조정 또는 교체 세금계산서 발급이 가능합니다. PMH는 세무 당국에 제출할 수 있도록 필요한 절차를 안내해 드리고, 필요한 경우 세무 당국에 제출할 수 있는 설명 파일을 작성하여 벌금 부과 위험을 방지합니다.
답변: 오류 발생 시 허용되지만, 올바른 절차(취소/조정/변경)를 따르고 증빙 서류를 보관해야 합니다. PMH는 세무 당국 규정에 따라 시스템 운영을 지원하고 서류를 보관합니다.
답변: 법률에 따라 기업은 전자 송장을 포함한 회계 문서를 일정 기간 동안 보관해야 합니다(일반적으로 여러 유형의 문서의 경우 최소 10년이며, 세부 사항은 지침 문서에 따라 확인해야 함). PMH는 필요한 기간 동안 안전한 보관 솔루션을 제공합니다.
답변: 네. PMH는 주요 회계 소프트웨어와의 통합을 지원하며, 데이터를 동기화하여 세금 공제 및 재무 보고 목적으로 회계 문서가 정확하고 신속하게 기록되도록 합니다.
Bạn cần tư vấn nhanh?
PMH는 다양한 기업(중소기업, 외국인 직접투자(FDI), 전자상거래 플랫폼)에 전자 송장 자동화, 디지털 서명, 송장 발송, 세무 규정 준수 등 다양한 서비스를 제공해 왔습니다. 지금 등록하시면 관리자를 위한 투명한 견적과 비용 절감(자금 및 인건비) 견적을 받아보실 수 있습니다.
빠른 상담이 필요하신가요? 핫라인으로 전화하시거나 문의 사항을 남겨주세요. 24시간 이내에 연락드려 상황을 파악하고 적합한 패키지를 추천해 드리겠습니다.