電子請求書および文書サービス
電子請求書・文書サービスは、企業が規制に準拠した電子請求書の導入、発行、保管、会計ソフトウェアとの連携、そして税務リスクの軽減を実現できるよう支援します。貴社の規模に最適なソリューションについて、お気軽にお問い合わせください。
電子請求書・文書サービスの紹介
概念:
電子請求書は、商品の販売やサービスの提供に関する情報を電子形式で記録する文書であり、税務当局の規制に従って電子形式で保存される会計文書です。
適用の背景:
現在の法令および通達によれば、多くのビジネス グループが州および税務当局の規制に準拠するために、必須の電子請求書の使用に切り替えています。
サービスの役割:
企業が電子請求書を作成し、発行登録し、署名し、顧客に送信し、会計ソフトウェアと統合し、規制に従って文書を安全に保管できるようにするための完全なサービス パッケージを提供します。
企業が電子請求書および文書サービスを必要とするのはどのような場合ですか?
- 新規に設立された場合: 企業は、収益の記録、税金の控除、顧客や税務当局との取引を行う資格を得るために、電子請求書の発行と使用を開始するための登録を行う必要があります。
- 紙の請求書から電子請求書に変換する場合、企業は変換の計画、会計システムとの統合、電子請求書を効果的に使用するためのスタッフのトレーニングに関するサポートを必要とします。
- ソフトウェア統合が必要な場合: 企業が会計/ERP ソフトウェアを使用しており、電子請求書の作成、送信、記録のプロセスを自動化したい場合、統合サービスはデータの同期を助け、手動でデータを転送する際のエラーを回避します。
- 利用中に発生したトラブル（請求書作成ミス、キャンセル・修正依頼、税務署への説明サポートなど）に対しても、規定に沿った手続きを代行し、罰金や経費精算拒否といった事態を未然に防ぎます。
実際の例:
小売店では、印刷と保管のコストを節約するために紙の請求書から電子請求書に切り替えます。電子商取引プラットフォームでは、複数の販売者の電子請求書を自動的に統合する必要があります。サービス会社では、法人所得税を控除するために会計書類を明確に管理する必要があります。
電子請求書の法的根拠
- 政令 123/2020/ND-CP : ベトナムにおける電子請求書の発行、管理、使用に関する主要な法的枠組み。請求書データの交換と保管における企業、サービスプロバイダー、税務当局の責任を明確に規定しています。
- 通達78/2021/TT-BTCおよび追加のガイド文書: 電子請求書の形式と内容、税務当局へのデータ提出期限、デジタル署名の要件、法律の規定に従った電子文書の保管に関する詳細な指示。
- 行政罰に関する規制 : 法令の規定によれば、企業は不正確な請求書や重複した請求書を作成したり、税務当局にデータを送信しなかったり、書類を適切に保管しなかったりすると罰せられる可能性があります。したがって、税金の精算時に罰金を科せられたり、経費が拒否されたりするリスクを回避するために、電子請求書に関する法律を遵守する必要があります。
簡単な要約（表）:
| 書類 | メインコンテンツ | ビジネスへの影響 |
| 政令123/2020/ND-CP | 電子請求書に関する法的枠組み、当事者の責任、基本的な技術要件。 | ロードマップに従って適用する必要があり、請求書の発行、アーカイブ、税務当局への報告のプロセスを調整する必要があります。 |
| 回覧78/2021/TT-BTC | 請求書の形式、デジタル署名、データ提出期限に関する詳細な指示。 | 請求書フォームを調整し、デジタル署名を確保し、税務当局にデータを時間どおりに送信する必要があります。 |
| 行政罰文書 | 請求書や書類の誤りに対する罰金や処理事由に関する規定。 | 遵守されない場合、財務リスクおよび評判とクレームに影響が生じます。 |
注:
規制は更新される可能性があります。導入時には、企業は州および税務当局からの最新の文書をチェックして、完全な遵守を確保する必要があります。
電子請求書・文書サービスにおける業務内容
- コンサルティングとサプライヤー選定: ビジネスニーズの分析、電子請求書サービスプロバイダーの比較（安定性、セキュリティ、コスト、会計ソフトウェア/ERPソフトウェアとの連携可能性）。規模と業種に応じて最適なサプライヤーをご提案します。
- 税務当局への発行登録および手続き : 書類の申告、税務当局への請求書使用登録、請求書形式の申告、規定に従った発行期限のサポート、企業が電子請求書を発行する準備ができるように承認通知を監視します。
- 顧客への請求書の発行、署名、送信: 電子請求書の作成、署名(デジタル署名)、電子メール/データ交換ポータル経由の請求書の送信、顧客情報の記録、法律に従った有効な文書の保管のプロセスをガイドします。
- 会計/ERP ソフトウェアとの統合 : 注文から請求書を自動的に生成し、顧客情報、商品コード、金額、税金を販売システムまたは ERP から電子請求書システムにプッシュするデータ フローを設計し、組織の会計データと会計文書の同期を確保します。
- 請求書のエラー、キャンセル、調整の処理 : 誤った請求書を発見した場合の規制に従った処理手順（キャンセル、調整、再発行）に関するコンサルティング、税務当局との交渉において罰金を回避するための説明文書の作成サポート。
- 電子文書の保管と管理 : 安全な保管ソリューション (保管期間の規制に従って) を展開し、アクセス許可、バックアップ、および税務処理時や税務当局による検査時の抽出をサポートします。
チェックリスト：企業が準備すべきこととサプライヤーが行うべきこと
| 企業は準備する必要がある | プロバイダー/サービスはサポートします |
| 事業情報、税コード、希望する請求書テンプレート | 情報の標準化と税務当局への登録書類の提出に関する手順 |
| 顧客データ、製品/サービスカタログ | データマッピング、電子請求書システムへの統合をサポート |
| 販売プロセス、使用中の会計/ERP ソフトウェア (MISA、FAST、SAP など) | 統合コンサルティングと実装（API、ファイルのインポート/エクスポート）、トライアルテスト |
| 担当者（経理、営業） | 使用方法のトレーニング、操作手順とエラー処理チェックリストの提供 |
統合例:
販売システムで注文が確認されると、システムは商品コード、数量、販売価格、税金に関する情報を電子請求モジュールに送信します。システムは自動的に請求書を作成し、署名して PDF/XML コピーを顧客に送信し、文書を会計ソフトウェアにプッシュして記録します。
電子請求書・文書サービスの利用メリット
- 法的規制への容易な準拠 : このサービスは、請求書テンプレート、デジタル署名、法的規制に従った電子文書の保管を確保しながら、企業が最新の法令や通達に従って更新および実装するのに役立ちます。
- 罰金や経費の却下のリスクを軽減 : エラーの管理、処理 (キャンセル/調整)、および説明文書の準備のプロセスにより、税務当局からの行政罰金の可能性が軽減され、税金の決済時に税額控除が却下されるリスクも軽減されます。
- 運用コストの削減 : 紙の請求書に比べて、印刷コスト、物理的な保管、処理時間を削減できます。多くの企業は、専門的な管理サービスと組み合わせた電子請求書に切り替えることで、保管コストと人件費を最大 30～60% (規模によって異なります) 削減しています。
- 透明性と管理性の向上 : 電子請求書は、販売時に情報を記録し、データ入力エラーを削減し、販売、倉庫、会計の間でのデータ調整を容易にするのに役立ちます。
- 会計/ERP システムとの簡単な統合 : このサービスは、注文から請求書を自動的に生成し、会計文書を組織の会計ソフトウェアにプッシュして、所得税を正確かつ迅速に控除する統合ソリューションを提供します。
簡単な比較：サービス利用前と利用後
| 基準 | 以前（紙の請求書） | 後（電子請求書＋サービス） |
| 印刷および保管コスト | 高さがあり、場所をとり、労働集約的 | 大幅に削減された安全な電子ストレージ |
| エラー率 | 手動データ入力のため高くなる | 自動化とテストを通じて削減 |
| 処理時間 | ゆっくり、手動 | 高速で自動的な請求書の作成と送信 |
| 税務決済におけるリスク | コスト拒否のリスクが高い | 適切な保管と文書化によって削減 |
企業における内部会計の役割
- 正確な電子請求システムのために顧客データ、契約、注文を準備および更新します。
- 請求書を発行および保管する際にサービスプロバイダーと調整し、会計書類が規制に従って記録されるようにします。
- 販売システム、倉庫、会計ソフトウェア間でデータを定期的に比較し、エラーを迅速に検出して処理します。
電子請求書を適切に管理しないことのリスク
- 請求書を不正確に、または重複して作成したり、請求書の使用状況に関する報告書を規定通りに税務当局に提出しなかったりした場合の行政罰。
- 書類が無効であったり、税金控除の十分な根拠がない場合は、税金を精算する際に経費が拒否されるリスクがあります。
- 請求書/電子請求書が不完全であったり、取引にエラーがあったりすると、顧客やパートナーからの評判が損なわれます。
一般的な行政罰（概要）
- 商品やサービスを販売する際に請求書を発行しなかった場合の罰則（関連法令の規定を参照）。
- 間違ったタイミングで請求書を発行したり、間違った内容の請求書を発行したり、請求書が重複したりした場合には罰則が科せられます。
- 請求書データを税務当局に送信しなかったり、遅れて送信したりした場合の罰金、データエラーがあった場合の税金徴収および延滞金の罰金。
予防のヒント:
入力チェックを実装し、売上と請求書の統合を自動化し、アクセス権を委任し、データを定期的にバックアップして、罰金のリスクを軽減し、決済時に税金控除が確実に受けられるようにします。
PMHのサービス提供におけるコミットメント
- 法的規制および税務当局の規制の理解: PMH は、現在の法令および通達に従って、電子請求書および会計書類に関連する条件について正確なアドバイスを提供します。
- 多様な実装経験: 多くの種類のビジネス (SME、FDI、eコマース) にサービスを提供して、MISA、FAST、SAP、ERP システムなどの一般的な会計ソフトウェアとの統合をサポートしました。
- 厳格なデータ セキュリティ : 暗号化、アクセス制御、定期的なバックアップ プロセスを適用して、顧客の情報と文書を保護します。セキュリティ認証/標準は、リクエストに応じて提供できます。
- 税務当局への説明サポート: 当局の調査時には、企業のリスクを最小限に抑えるために、説明用の書類、記録、指示書の作成をPMHがサポートします。
電子請求書および文書サービスの費用
料金は、月間請求書発行件数、ソフトウェア統合要件、レポートカスタマイズレベル、長期ホスティングといった主要な要素によって異なります。PMHは、透明性の高い価格設定ポリシーを採用しています。ベーシックパッケージ、アドバンスパッケージ、ERP統合パッケージの3つのパッケージをご用意しており、お客様はパッケージ全体、またはニーズに合わせてパッケージをお選びいただけます。
参考価格表（例）
パッケージ | ターゲット | 費用例（月額） |
基本 | 注文数が少ない中小企業に適しています | 50万～150万ドン |
高度な | 統合会計ソフトウェア、高度なレポート | 1,500,000 – 5,000,000 VND |
ERP統合 | 大企業ではERPとの緊密な統合が必要 | プロジェクトベースの契約（実装と保守） |
注：
上記の表は参考値です。正確なお見積りのために、PMHがシステムを調査し、お客様の具体的な要件に応じてお見積りいたします。
貴社のビジネスに適した電子請求書ソリューションと文書に関するアドバイスについては、今すぐ PMH にお問い合わせください。
よくある質問（FAQ）
回答：登録時の規制によって異なります。現在、多くの事業は州のロードマップに従って申請が推奨または義務付けられています。PMHは、事業の種類と規模に応じて詳細なアドバイスを提供します。
回答：所定の手続きに従って、請求書のキャンセル、修正、または再発行が可能です。PMHが手続きをご案内し、必要に応じて税務当局への説明資料を作成し、罰金のリスクを回避いたします。
回答: エラーの場合は許可されますが、正しい手順 (キャンセル/調整/変更) に従い、裏付けとなる書類を保管する必要があります。PMH はシステム操作をサポートし、税務当局の規制に従って書類を保管します。
回答：法律により、企業は電子請求書を含む会計書類を一定期間（多くの種類の書類で通常10年以上。詳細はガイダンス文書をご確認ください）保管する必要があります。PMHは、必要な期間保管するための安全なソリューションを提供しています。
回答：はい。PMHは一般的な会計ソフトウェアとの統合をサポートしており、データの同期により、税控除や財務報告のために会計書類が正確かつ迅速に記録されることを保証します。
PMHは、中小企業、外資系企業、eコマースプラットフォームなど、多くの企業にサービスを提供してきました。電子請求書の発行、デジタル署名、請求書の送付、税法遵守の確保といった自動化を支援しています。今すぐご登録いただくと、経営者の皆様にとって透明性のあるお見積りとコスト削減（資金と人的資源）のお見積りをご提出いたします。
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