电子发票及凭证服务
电子发票及凭证服务帮助企业按照法规实施、开具及存储电子发票，并与会计软件集成，同时降低税务风险。欢迎联系以获取适合您企业规模的解决方案。
服务介绍: 电子发票及凭证服务
概念：
电子发票是以电子形式记录商品销售和服务提供交易信息的凭证；会计凭证以电子格式存储，符合税务机关规定。
适用背景：
根据现行的法规和通知，许多企业已经或正在强制使用电子发票，以符合国家和税务机关的要求。
服务作用：
提供一站式服务，帮助企业开具电子发票、注册发行、电子签名、发送给客户、与会计软件集成，并按照规定安全存储凭证。
企业何时需要电子发票及凭证服务？
- 新成立企业： 企业需要注册发行并开始使用电子发票，以便记录收入、抵扣税款及与客户和税务机关交易。
- 从纸质发票转为电子发票： 企业需要支持制定转换计划，与会计系统集成，并培训人员高效使用电子发票。
- 需要软件集成时： 若企业使用会计/ERP软件并希望自动化开票、发送及记录电子单据，集成服务可实现数据同步，避免手动数据传输错误。
- 使用过程中遇到问题时： 开票错误、作废/调整申请，或需要税务机关解释时——服务将按照规定处理手续，帮助企业避免罚款及成本被拒。
实际案例：
• 零售店从纸质发票转为电子发票以节省印刷和存储成本；
• 电商平台为多卖家自动开具电子发票；
• 服务公司管理会计凭证清晰，以便抵扣企业所得税。
电子发票法律依据
- 第123/2020/NĐ-CP号法令： 电子发票发行、管理和使用的主要法律框架；明确企业、服务提供商及税务机关在发票数据交换和存储中的责任。
- 第78/2021/TT-BTC号通知及补充文件： 详细指导电子发票的格式、内容、向税务机关发送数据的期限、电子签名及凭证存储要求。
- 行政处罚规定： 根据相关法令，企业若开票错误、重复、未向税务机关发送数据或未正确存储凭证，可能被处罚——因此遵守电子发票法律法规对于避免罚款和成本被拒非常必要。
快速总结表：
法规 | 主要内容 | 对企业影响 |
| 第123/2020/NĐ-CP号法令 | 电子发票法律框架，各方责任，基本技术要求 | 按计划实施，调整开票、存储及税务申报流程 |
| 第78/2021/TT-BTC号通知 | 电子发票格式、电子签名及发送期限详细指南 | 调整发票格式，确保电子签名及按时发送数据 |
| 行政处罚规定 | 错误开票、凭证问题处罚依据及金额 | 若不遵守，可能造成财务风险及信誉影响 |
注意：
法规可能更新，企业在实施时需查阅最新文件以确保完全合规。
电子发票及凭证服务内容
- 咨询与供应商选择： 分析企业需求，比较电子发票服务供应商（稳定性、安全性、费用、与会计/ERP软件的集成能力），推荐适合企业规模及行业的供应商。
- 注册发行及税务手续： 协助准备资料、向税务机关注册使用电子发票、申报发票样式、发行期限，并跟进批准通知，让企业可立即开具电子发票。
- 开具、电子签名及发送发票： 指导电子发票开具流程、电子签名（数字签名）、通过邮箱/数据交换平台发送发票，记录客户信息，并按法律规定保存有效凭证。
- 与会计/ERP系统集成： 设计数据流程，实现订单自动生成发票，将客户信息、商品代码、金额及税额从销售系统或ERP推送到电子发票系统；确保会计数据与凭证同步。
- 处理错误、作废及调整发票： 提供开票错误处理流程（作废、调整、替换发行）指导，并在与税务机关沟通时协助准备资料，避免罚款。
- 电子凭证存储与管理： 实施安全存储方案（按规定期限），设置访问权限、备份，并在税务申报或检查时支持凭证提取。
电子发票及凭证服务 — 企业准备与服务商职责清单
| 企业需准备事项 | 服务商/服务提供内容 |
| 企业信息、税号、期望发票样式 | 指导规范信息、提交注册申请至税务机关 |
| 客户数据、商品/服务目录 | 协助映射数据，集成至电子发票系统 |
| 销售流程、使用的会计/ERP软件（如MISA、FAST、SAP…） | 提供集成咨询与实施（API或导入/导出文件），测试运行 |
| 负责人员（会计、销售） | 培训使用方法，提供操作指导及错误处理清单 |
集成示例：
当订单在销售系统确认后，系统会将商品编码、数量、销售金额及税额发送至电子发票模块；系统自动生成发票、签署电子签名并发送PDF/XML给客户，同时将凭证推送至会计软件记录。
使用电子发票及凭证服务的优势
- 轻松遵守法规： 服务帮助企业按照最新法令、通知更新和实施，确保发票样式、电子签名及凭证存储符合法规要求。
- 降低罚款及成本被拒风险： 控制流程、处理错误（作废/调整）及准备解释资料，可减少税务机关行政处罚及决算时成本被拒风险。
- 节省运营成本： 降低印刷、物理存储及处理时间成本——企业通过电子发票结合专业管理服务可节省30–60%（视规模而定）。
- 提高透明度及控制力： 电子发票即时记录销售信息，减少人工录入错误，便于销售、仓库与会计数据核对。
- 易于与会计/ERP系统集成： 提供自动化解决方案，从订单自动生成发票，将会计凭证推送至会计系统，实现准确及时的税收抵扣。
简要对比 — 使用前后：
指标 | 使用前（纸质发票） | 使用后（电子发票 + 服务） |
印刷与存储成本 | 高，占用空间及人力 | 显著降低，电子存储安全 |
错误率 | 高，手工录入 | 低，自动化及检查 |
处理时间 | 慢，手工操作 | 快，自动生成与发送 |
决算税务风险 | 成本被拒风险高 | 降低，凭证合法存储 |
企业内部会计的职责
- 准备并更新客户数据、合同及订单，确保电子发票准确生成。
- 与服务商配合开具及存储发票，确保会计凭证符合规定。
- 定期核对销售、库存和会计系统数据，及时发现并处理错误。
未按规定管理电子发票的风险
- 因开票错误、重复或未向税务机关提交使用报告而被行政处罚。
- 若凭证不合法或缺乏抵扣依据，决算时可能被拒扣税款。
- 发票/电子单据不完整或交易出错，会损害企业在客户和合作伙伴中的信誉。
常见行政处罚概览
- 销售商品或服务未开具发票（参考相关法令）。
- 发票开具时间、内容错误或重复开具。
- 未按规定发送或延迟发送发票数据至税务机关；如有数据错误，还需补缴税款及滞纳金。
防范建议：
• 实施进项检查流程，销售与开票自动化集成。
• 设置访问权限及定期备份数据，以降低罚款风险并确保决算时税款可抵扣。
PMH 提供服务的承诺
- 熟悉法律及税务规定： PMH 确保提供与电子发票、会计凭证相关的法律条款咨询，符合现行的条例和通知要求。
- 丰富的实施经验： 已为多种类型企业（中小企业、外资企业、电商平台）提供服务，支持与常用会计软件（MISA、FAST、SAP）及 ERP 系统集成。
- 严格的数据安全保障： 采用加密流程、权限管理及定期备份，保护客户信息及凭证；可根据需求提供安全认证或标准。
- 税务机关沟通支持： 在税务检查时，PMH 协助准备凭证、资料，并指导申报解释，以降低企业风险。
电子发票及凭证服务费用
费用主要取决于：每月发票数量、软件集成要求、报表定制程度及长期存储服务。PMH 提供透明定价策略：基础包、高级包及 ERP 集成包——客户可按需选择或整体购买。
参考价格表（示例）：
| 套餐 | 适用对象 | 费用示例（每月） |
| 基础 | 适合小型企业、订单量少 | 500,000 – 1,500,000 VND |
| 高级 | 集成会计软件、增强报表 | 1,500,000 – 5,000,000 VND |
| ERP 集成 | 大型企业，需要深度 ERP 集成 | 项目协商（实施 & 维护） |
注：
表格仅供参考，PMH 会根据企业系统情况进行实地评估并提供具体报价。
常见问题（FAQ）
答：根据注册时的规定而定。目前许多企业根据国家政策被建议或必须分阶段使用电子发票；PMH 将根据企业类型及规模提供详细咨询。
答：可按规定流程作废、调整或开具替代发票。PMH 将指导操作步骤，并在需要时准备解释资料提交税务机关以规避处罚风险。
答：允许在出现错误的情况下进行作废、调整或替换，但必须遵循程序并保存凭证资料；PMH 协助系统操作及凭证存储，确保符合税务规定。
答：依据法律规定，企业需保存会计凭证，包括电子发票，一般不少于 10 年（具体依照法规细则）。PMH 提供安全存储解决方案，符合规定期限。
答：支持。PMH 帮助与常用会计软件同步数据，确保会计凭证准确及时，用于税收抵扣及财务报表。
PMH 已为多种企业（中小企业、外资企业、电商平台）提供服务——实现电子订单自动化开票、电子签名、发送发票，并确保符合法规。立即注册，获取透明报价及节约成本（资金和人力）的估算。